KVKK’ya (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) uyumluluğun en bilinen aşamalarından biri olan VERBİS’e (Veri Bilgi Sistemi) kayıt için son tarih yaklaşıyor. Geçtiğimiz Aralık ayının 27’sinde Kurulun yaptığı duyuru ile birlikte yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları için 31 Aralık 2019 olan VERBİS’e kayıt tarihi 6 ay ötelenerek 30 Haziran 2020 tarihine ertelenmişti. O zaman sanki çok uzak gibi görünen bu tarihe şu anda günler kalmış durumda.
Veri Sorumluları, Kişisel Verileri Koruma Kanunu’na uyumluluğu gerçekleştirmiş olsa dahi VERBİS’e aktarılan envanterdeki süreçlerde bazı güncellemeleri yapmayı unutmamalılar. Zira içinde bulunduğumuz COVID-19 sürecinde tahmin edildiği gibi iş süreçlerinde, veri güvenliği tedbirlerinde, alınan kişisel veya özel nitelikli kişisel verilerde birçok değişiklik gerçekleşti. Örneğin çoğu şirket çalışanları işlerini VPN bağlantısı kullanarak ilerletiyor dolayısıyla bu yüzden hali hazırda birçok açık oluşuyor sistemlerde ve bu doğrultuda alınan veri güvenliği tedbirlerinde bazı güncellemelere ve değişikliklere gidiliyor.
Bir başka örnek olarak ise evden çalışma sistemine geçmemiş/geçememiş bazı şirketlerde çalışanlardan alınan sağlık raporlarının kapsamının değişmesi verilebilir. Bu örneklerde görüldüğü gibi ilgili kişiden alınan verilerde, işlenen verilerde, alınan veri güvenliği tedbirlerinde veya iş sürelerinde oldukça önemli değişiklikler var. Bu değişikliklerin olabildiğince kısa sürede güncellenmesi gerekmektedir. Çünkü VERBİS kaydında belirtilen bilgilerin güncelliği ve doğruluğu Veri Sorumlusu’nun yükümlülüğündedir.
Peki VERBİS’e hiç kayıt yapmamış Veri Sorumluları ne yapmalı bu durumda? Bir an önce kolları sıvayıp eğer mevcutta bir kişisel veri envanteri var ise güncelliğini kontrol edip, eğer yok ise de oluşturmak adına operasyonları başlatıp sisteme girişini yapmalılar.
Elbette içinden geçmekte olduğumuz COVİD-19 sürecinden dolayı bu tarihin ertelenme ihtimali var ama biz yine de işimizi şansa bırakmayıp bir an önce kayıtlarımızı yapmalı veya güncellemeliyiz.
Sağlıkla ve güvenle kalın.
